Por Carla Méndez Martí - Organizadora profesional
La organización es esencial en los espacios de oficina. Nunca tienes una segunda oportunidad para causar una primera impresión. La apariencia de tu oficina es una representación directa de su marca profesional y personal. Aquí unos consejos para organizar tu espacio de trabajo:
1. EDITA Y CATEGORIZA
Comienza ordenando primero todo lo que planeas organizar. Bota papeles viejos e innecesarios, regala muebles que no utilices, plumas rotas, lleva computadoras viejas a reciclar. Esto evita que pierdas el tiempo organizando las cosas que no va a utilizar.
2. ESTABLECE “ZONAS” DE TRABAJO
Decide qué tipo de actividad ocurre en cada área de tu oficina. Probablemente tendrás un espacio de trabajo principal, un área de referencia y un área de archivo. Considera factores como la ubicación de las impresoras y el almacenamiento de la tecnología.
3. DIGITALIZA TUS DOCUMENTOS
La mayor parte de tu desorden probablemente esté basado en papel: documentos, tarjetas de presentación, notas adhesivas, notas de reuniones y más. En lugar de guardarlos por si acaso los necesitas algún día, digitaliza tus documentos creando copias electrónicas, ya sea escaneándolos o escribiéndolos.
4. CODIFICA POR COLORES Y POR NECESIDAD
Hay muchos documentos que se necesitan físicamente. Por tal, es importante un buen sistema de archivo. Comienza separando por categoría y luego subcategoría. A cada categoría principal de papeleo se le debe asignar un color diferente y luego crear sus subcategorías en una carpeta de archivo individual. Parece una cosa pequeña, pero codificar por colores tu sistema te ahorrará una gran cantidad de tiempo en archivar y recuperar documentos. Luego coloca la etiqueta y finalmente acomoda en gavetas, gabinetes o canastas. El archivo debe estar ubicado según el uso diario.
5. DESHAZTE DE LOS MUEBLES INCÓMODOS
Antes de organizar los muebles, considera si es una buena idea conservarlos. Los muebles viejos o mal hechos pueden causar problemas de salud. Encontrar sillas de escritorio ergonómicas es un buen punto de partida.
6. ESCONDE CABLES Y ELECTRÓNICOS
Tener los cables organizados no solo es cuestión de estética (que también), es que resulta mucho más funcional y “saludable”. Existe una miríada de “guarda cables”, cajones, bandejas, velcros, clips y bridas plásticas para mantener en orden estos accesorios.
The appearance of your office is a direct representation of your professional and personal brand. Here are some tips to organize your workspace:
- Edit and categorize
- Establish work zones
- Digitize your documents
- Code by colors and by need
- Get rid of uncomfortable furniture
- Hide cables and electronics
